Leyendo tu email corporativo en Gmail

Aprende a configurar tu cuenta de email usando Gmail como plataforma.

Actualizado el 30 de septiembre del 2017

Por Rafael Juárez

Una de las labores básicas a la hora de implementar tu estrategia online es poseer cuentas de correo electrónico (en adelante: email) efectivas, rápidas y sólidas. Además es importante y conveniente que tus direcciones de email sean de tu dominio (pedro@empresa.com, en vez de pedro@hotmail.com). Este factor, precisamente, nos habla de la existencia de un email corporativo.

El correo electrónico es la herramienta de comunicación corporativa más importante en la actualidad y por eso buscamos que nuestras cuentas de correo jamás nos dejen mal:

  • Que los correos siempre lleguen a su destino.
  • Que lleguen rápido.
  • Que podamos revisarlos desde cualquier lugar.
  • Que podamos enviar archivos grandes.
  • Que podamos controlarlo y configurarlo a nuestras necesidades.
  • Que nos ofrezca una gran cantidad de herramientas para suplir las necesidades, tanto de comunicación como de compartir información.
  • Etc.

Todos los paquetes de hospedaje web vienen con servidor de email POP3: una de las primordiales y más antiguas tecnologías para el manejo del correo. Tradicionalmente se configuraban las cuentas de correo en el servidor de la página web, cuentas que era necesario revisar utilizando programas o clientes de correo como por ejemplo Outlook Express. Este tipo de cuenta (POP3) tiene algunas características que es necesario entender:

  • Los correos son en realidad archivos, que en este caso están alojados en el mismo servidor de tu página web.
  • Estos archivos ocupan espacio.
  • Si no son borrados del servidor el espacio que tus correos ocupan va incrementándose con el paso del tiempo.
  • Por lo general la cuenta de hospedaje que tú has contratado tiene un promedio de 200 a 500 megas de espacio.
  • Eventualmente, más temprano que tarde, la cantidad de correos alojados en su servidor nunca borrados por ti ocupan el 100% del espacio de tu servidor.
  • Cuando esto ocurre tu servidor entero colapsa, y con él la página web. La compañía de hospedaje te exigirá que hagas espacio o que contrates un plan superior, con más espacio... y así sucesivamente.
  • Como tú no sabes cómo hacer espacio (como borrar los correos del servidor) deberás contratar a alguien para que haga ese trabajo por ti, o caerás en la tentación de contratar más espacio en el servidor. Espacio que tu página web NO necesita, solo lo necesita para alojar los correos viejos que tú nunca borraste y que quizas ya no revistan importancia alguna. Digamos entonces que debido a la acumulación de emails, tu servidor web se va inflando como un globo hasta explotar.

Esto ocurre porque la gran mayoría de las personas no tienen conocimiento de estos temas y piensan en su email corporativo como un servicio natural y por naturaleza, eterno, tal y como nos han acostumbrado los proveedores de correo gratis, como Hotmail o Gmail.

Y... ¡es que es eso lo que necesitamos! ¿no?

El hecho es que tomando el cuenta la cantidad de información (megas) que representa hoy por hoy el email, si tú tienes por ejemplo 10 empleados en tu empresa y le creas una cuenta de correo a cada uno de ellos, en menos de un mes tu servidor colapsará.

Y entonces ¿qué hacemos?

La respuesta es: tomar ventaja de las herramientas gratuitas que nos ofrece Internet y ponerlas al servicio de nuestros propósitos.

Nuestra frecuente recomendación es que abras cuanto antes una cuenta de GMAIL.

¿Por qué GMAIL?

Gmail es actualmente y sin lugar a dudas el mejor (y por mucho) sistema de correo electrónico del mundo:

  • 7 GIGAS+ de espacio para tus correos: tu sistema de correo electrónico de Gmail NUNCA va a colapsar.
  • Publicidad muy poco invasiva y casi imperceptible.
  • Extensas herramientas para la organización de tu correo electrónico.
  • Posibilidad de deshacer (revertir) el envío de un correo.
  • Sistemas adicionales para compartir y guardar información de forma extremadamente efectiva (Google Docs).
  • Calendario incorporado que puede compartir con otros usuarios de Gmail.
  • Posibilidad de enviar correo a nombre de otras direcciones.
  • El mejor manejo de SPAM o Correo No Deseado.
  • Posibilidad de priorizar tus mensajes y colocar los más importantes de primero.

¡Ok, Ok! pero yo quiero que mi cuenta sea @midominio. No quiero que mis clientes me vean usando una cuenta gratuita.

¡No te preocupes! La idea es enlazar tu cuenta de Gmail para que lea y envíe correo de tu cuenta corporativa, de esta forma será Gmail quien guarde los correos VACIANDO contínuamente tu cuenta corporativa y usando sus 15GB para almacenar la información.

Suena complicado... y lo es.

¡Manos a la obra!

Lo primero que debes tener es un dominio y cuenta de hospedaje propios, si no los tienes NO SIGAS LEYENDO ESTE ARTÍCULO.

Entra al Panel de Control de tu dominio (suele ser sudominio.com/cpanel) con los datos de tu cuenta (login y password), provistos por tu proveedor de hospedaje.

Al ingresar, ve a la opción "Cuentas de Email".

Crea tu cuenta de correo con tu nombre de usuario y contraseñas deseados (por favor NO olvides la contraseña, NO la botes, no la traspapeles, NO la pierdas).

Entra ahora a TU GMAIL y busca este ícono (Configuración).

Busca la opción "Cuentas e importación" y luego la opción "Añadir una cuenta de correo".

Gmail te va a preguntar qué dirección quieres manejar, vas a poner exactamente la cuenta que acabas de crear en el CPANEL de tu dominio. Pones la cuenta, no marques la opción "tratarlo como un alias" y le das a "Añadir cuenta >>"

Aquí es donde la cosa se pone más complicada...

  1. Donde dice Nombre de usuario vas a colocar tu direccion de email, tal cual.
  2. Donde dice Contraseña vas a colocar la contraseña que te dijimos que no perdieras.
  3. Donde dice Servidor POP vas a colocar mail.tudominio.com (ATENCIÓN mail.movidagrafica.com está puesto COMO EJEMPLO, no vayas a colocar movidagrafica.com porque NO te va a funcionar. Debes colocar: mail.tu-propio-dominio.com, es decir mail. *EL DOMINIO EN EL CUAL ACABAS DE CREAR LA CUENTA*).
  4. Donde dice Puerto, vas a poner 110
  5. No toques el resto de las opciones.

Si la cosa sale mal en este punto puede ser por alguna de estas razones:

  • No has creado la cuenta en tu dominio / cPanel.
  • No pusiste el password adecuadamente.
  • No estás tratando de enlazar la misma cuenta que acabas de crear / estás metiendo mal los datos.
  • Estás en la luna.

Si todo sale bien, Gmail va a enviar un correo a tu dirección para comprobar que en efecto es tuya; como acabas de configurar la cuenta para recibir correo de ella, el correo va a aterrizar en tu propio Gmail.

Entonces, vas a dejar esa ventanita abierta y luego vas a la bandeja de entrada, vas a esperar máximo 10 minutos hasta que el correo te llegue.

Una vez que hagas eso, ya estará todo listo. Solo falta que decidas si esa va a ser tu cuenta predeterminada o no.

Si deseas hacer que la cuenta que acabas de crear sea tu cuenta predeterminada, ve de nuevo a "Configuración" (el ícono del engranaje en la esquina superior derecha de Gmail), luego vas a "Cuentas e importación"...

El email que te va a llegar contiene el código de confirmación. Lo copias y lo pegas en la ventanita anterior.

Al lado de la cuenta que acabas de crear sale la opción para ponerla predeterminada.

Colocándole una firma de imagen a tu Email.

Para colocar una firma de imagen a tu nueva dirección de email, debes cargarla por FTP a tu servidor.

Una vez en tu servidor vas a crear una carpeta llamada "firma" y luego, dentro de ella, vas a colocar tu archivo. En el caso de que tu archivo se llame "firmas.png" y que tu servidor sea por ejemplo shockdc.net, tu firma estará en:

http://shockdc.net/firma/firmas.png

Vas a ir a este enlace y una vez que veas la imagen, vas a SELECCIONAR TODO (CTRL A) y luego Copiar (CTRL C).

Luego, en la Configuración de Gmail vas a ir al apartado General / Firma y seleccionas tu cuenta recien creada, luego presionas el iconito para centrar el texto y luego PEGAS (CTRL V). De esa forma, quedará tu firma de imagen asociada con tu cuenta.

Manual para revisar el correo corporativo configurado en Gmail

Si quieres aumentar la frecuencia con la que Gmail chequea tu correo corporativo configurado en esta plataforma, debes realizar inicialmente unos sencillos pasos de revisión manual. De este modo, con el tiempo, Gmail se conectará constantemente con el servidor y bajará los correos a tu bandeja de entrada con mayor regularidad.


Ahora, para lograr que esto pase, debes ir a configuración en tu Gmail.

Seguidamente, ubica la pestaña “Cuentas e importación” y en la sección donde dice “Consultar el correo de otras cuentas” dale click a “Comprobar si tengo correo ahora” en la cuenta de correo que desees revisar.

Al realizar manualmente esta acción con regularidad lograrás que después Gmail revise tu cuenta de correo automáticamente con mayor frecuencia.

¿Te resulta complicado? Recuerda que en todo momento puedes contar con la asesoría que ofrecemos en Movidagrafica. Con gusto te apoyaremos en todo el proceso de configuración de tu email corporativo de manera rápida y eficaz.

Marketing para emprendedores

Marketing para emprendedores
Temas de marketing para emprendedores y aspirantes.

Para Diseñadores

Para Diseñadores
Nuestra experiencia de agencia con clientes y situaciones comunes relacionadas al diseño como servicio.

Páginas Web

Páginas Web
Nuestra experiencia de más de 22 años en el diseño web nos da algunas ideas que pueden ser útiles para quienes deseen incursionar en este mundo, en el ámbito gerencial.

SEO

SEO
Técnicas, recursos y opiniones sobre el antiguo y misterioso arte de posicionar páginas web en los primeros resultados de Google.

Branding

Branding
Nuestro conocimiento sobre temas relacionados al desarrollo de marcas y sus visicitudes.

Email

Email
El servicio más antiguo y exitoso de toda la Internet, el revolucionario sistema de comunicación que ya es parte de nuestra vida, resulta que casi nadie sabe usarlo adecuadamente, y son muchas más las incógnitas que las certezas

Liderazgo

Liderazgo
Las empresas y emprendimientos exitosos poseen gerencias que van de la mano de líderes inspiradores con una visión global de las metas. Acá tratamos de recorrer todo lo que abarca el liderago y gestión empresarial.

Redacción creativa

Redacción creativa
El contenido precede al diseño. Diseño sin contenido no es diseño, es decoración.

Recursos y herramientas

Recursos y herramientas
Cosas que nos han sido útiles durante todos estos años y nos han hecho la vida más sencilla.

Humor

Humor
Convertimos las pequeñas tragedias en motivos para reirnos... ¡para no llorar!

Trabajando con Movidagrafica

Trabajando con Movidagrafica
Información para nuestros clientes que también puede ser útil para poder manejar la relación entre emprendedores y agencias de marketing.

Para pensar

Para pensar
No todo es dinero, no todo es diseño, no todo es marketing. Evolucionemos.

Talleres

Talleres
Esto es lo que tenemos para ti: conocimiento y experiencia de valor inigualable que te ayudarán en tu carrera.
Agencia de Marketing y Publicidad en Bogotá, Colombia | Diseño Web en Colombia