Consejos para sacarle el mayor provecho al correo electrónico.
Actualizado el 19 de agosto del 2017
Por Rafael Juárez
Con el pasar de los días el uso de las herramientas de comunicación digital se hace cada vez más natural y frecuente, incluso a veces más frecuente que la comunicación hablada. A pesar de que cada día es más, y más, importante este tipo de comunicación, vemos como gradualmente se va desvirtuando su integridad y cómo cada vez menos personas se preocupan por la calidad de lo que envían (por correo electrónico, por ejemplo).
Aquí algunas cosas a tener en cuenta a la hora de escribir un Correo Electrónico o E-mail.
El Subject u "objeto" de tu correo debe ser una breve descripción sobre "de qué trata el mensaje". Es un TÍTULO. No tomes un mensaje de hace tres meses y le hagas "Responder" dejando el subject de hace 3 meses. Esto confunde al lector y las probabilidades de que tu mensaje sea leído son menores. Quienes leemos muchos correos al día valoramos muchísimo el buen uso de los asuntos en los e-mails.
No reenvíes cadenas sobre niñas enfermas que piden que envíes el e-mail a todos tus amigos, ni mensajes que te aseguran que alguien en desgracia va a recibir un centavo de dólar por cada correo que envíes; si vas a enviar cadenas religiosas, motivacionales o chistosas, asegúrate de que a quien se las envías está complacido con ésto y quiere recibir ese tipo de e-mails tuyos.
Si vas a enviar un archivo adjunto, verifica que el nombre de lo que estás enviando esté relacionado con su contenido. Si vas a enviar varios archivos al mismo tiempo, considera comprimirlo con alguna herramienta para dicho fin, como WinZip o WinRar.
Si vas a enviar un archivo más grande que 20 megas, te informamos que es posibleenviar un e-mail con un link a un archivo grande, comprimido, en vez de enviar numerosos e-mails con muchos adjuntos cada uno.
REVISA tu mensaje antes de enviarlo y procura ser conciso y preciso. Usa subtítulos si estás tratando varios temas. Aprovecha la herramienta de cambiar el tamaño al texto para separar los diferentes temas en el e-mail. Jerarquiza y organiza la información. No escribas un bloque todo pegado; las posibilidades de que lean TODO lo que escribiste son mucho menores de esa forma. Trata de hacer un esfuerzo por leer lo que escribiste con calma y ponerte en los zapatos de tu lector, analizando la redacción y ortografía. Para e-mails importantes, recomendamos leerlo un mínimo de 3 VECES. No te imaginas cuantos disparates puedes encontrar al releer un e-mail que acabas de escribir (y si estás alterado, mucho más).
RESPONDE tus correos. En el entorno profesional no responder correos es una práctica aceptada pero que denota poco profesionalismo y desconfiabilidad. En algunos casos sabemos que es muy complejo responder todos los correos, pues no es solo "responder" sino que hay que pensar o tomar decisiones que quizás uno no quiera tomar en ese momento. Lo adecuado es responder y pedir un tiempo ya sea para analizar o para revisar; la excusa del gran volumen de trabajo siempre funciona. Luego de aplazar tu respuesta puedes agregar una nota en tu agenda, o "To Do List", para responder el correo. Es mucho mejor tarde que nunca.
NO USES SIEMPRE MAYÚSCULAS. Ni texto en rojo, ni texto en negrita. No solo es simplemente molesto, sino que son códigos comunicativos de los que hay que estar conscientes:
DECIR ALGO EN MAYÚSCULAS EQUIVALE A SUBIR LA VOZ.
Decir algo en negritas equivale a enfatizar o resaltar algo (como cuando abrimos más los ojos al hablar o levantamos las manos).
Escribir en rojo equivale a que algo está MAL o que lo que se está diciendo es un reclamo.
La regla de las 24 horas: si recibes un e-mail que te irrita, nunca lo contestes inmediatamente. Tómate un día entero para pensar si conviene hablar con esa persona (o al menos, redactar la respuesta más cuidadosa). Una vez que empieza el ida y vuelta de e-mails explosivos, la intención original queda en el olvido y los rencores ganan el centro de la escena, dañando seriamente la relación.
Tampoco esperes que te respondan inmediatamente, no te irrites ni escribas varios correos solicitando respuesta.
Ve bien cómo y a quién envías el correo. En caso de correos masivos, evita el enviar tus correos masivos a todos en el campo "para:" o "to:", para no comprometer las direcciones de tus contactos.
