Más claves para usar el correo electrónico como un pro (II)

No pierdas la perspectiva en el uso de esta útil herramienta.

Actualizado el 11 de mayo del 2017

Ya habíamos publicado 10 claves para usar el correo electrónico como un pro. Ahora traemos algunas sugerencias para aumentar tu productividad durante el uso del Correo Electrónico. Podrás agilizar la gestión de tu cuenta, mediante la aplicación de herramientas con las que ahorrarás muchísimo tiempo. Écha un vistazo...

1.- Tómate un tiempo para explorar las opciones de tu cliente de correo electrónico y así sacarle el mayor provecho: la mayoría de clientes de correo electrónico, ya sea Gmail, Hotmail, Outlook, etc., tienen un sin fin de opciones que nos permiten organizar nuestro correo de una manera mucho más efectiva.

Es posible, por ejemplo, lograr cosas como:

  • Hacer que, automáticamente, ciertos correos que cumplan criterios específicos (enviado por alguien en especial, o que contenga palabras específicas) reciban un tratamiento particular como por ejemplo: colocarle una etiqueta, marcarlo como ya leído, marcarlo como no importante, obviar la bandeja de entrada y archivarse automaticamente, etc.).
  • Colorear las carpetas o etiquetas en la que guardas tus correos para poder diferenciar fácilmente cada una de ellas, así como meterlas unas dentro de otras.
  • Separar automáticamente el correo importante del no importante. Al estudiar tus costumbres, Gmail logra efectivamente separar el correo importante del correo no importante; cosa que te permite ahorrar tiempo trabajando con tu correspondencia importante primero y luego, cuando estés más desocupado, revisar la no importante.
  • Deshacer el envío de un correo. ¿Te equivocaste?, ¿no enviaste el attachment? Gmail te permite deshacer el envío de un correo para corregir, o recapitular y enviarlo sin errores.
  • Tener accesos de teclado para las funciones más importantes. Gmail te permite configurar los accesos de teclado para las funciones más importantes y ahorrarte muchísimo tiempo al no tener que ir haciendo click en cada botón, como una gallina picotenado granos de maíz. Por ejemplo yo lo tengo configurado así: 1 para ver el inbox, 2 para componer un mensaje nuevo, E para borrar un mensaje, A para archivarlo, 4 para ir a ver todas las etiquetas, etc.

Mientras más tiempo te tomes aprendiendo a sacarle el mayor provecho a tu sistema de e-mail, más productivo serás.

2.- No pierdas tiempo revisando mensaje por mensaje, BUSCA: aprende a usar las características avanzadas del buscador de tu sistema de correos. Sobre todo si has hecho un trabajo eficiente de organización del mismo, te será más sencillo recordar ciertas palabras claves y encontrar más rapidamente lo que necesitas sin pasar horas buscando entre miles de e-mails. Piensa y prueba diferentes búsquedas, hazte experto en búsquedas y ahorrarás tiempo. Eso también aplica para Google.

3.- Unifica tus correos. No revises 3 y 4 cuentas de correos. Es posible hacer que todas se redireccionen a una sola y desde esa cuenta enviar correos, como si fueras cada una de todas las cuentas que manejas. Yo tengo 12 cuentas de correo pero solo reviso una... ¡Mi cuenta de Gmail! Revisar varias cuentas de correo es una extrema pérdida de tiempo que atenta directamente contra tu productividad.

No es tan sencillo, pero puedes usar Google para encontrar tutoriales sobre cómo unificar tus cuentas de correo.

>> Aquí las instrucciones de cómo configurar tu correo corporativo con Gmail.

>> Aquí las instrucciones para configurar tu e-mail corporativo (correo de tu dominio propio).

4.- Usa Office exclusivamente para documentos. Office NO es un visor de fotos y no es una buena manera de enviarlas. Muchas personas tienden a enviar imágenes dentro de documentos de Office, cosa que nos hace la vida muy difícil al momento de usarlas para trabajar con ellas. Si tienes que enviar imágenes, envíalas directamente. También puedes compartirlas en Facebook o alguno de los cientos de servicios para compartir fotografías online.

Si necesitas una herramienta rápida para enviar lo que ves en la pantalla de tu ordenador, puedes usar JING.

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