Manual de Uso de Google Drive

Un servicio de almacenamiento que ahorra tiempo y dinero, mientras lo hace más productivo.

Actualizado el 12 de julio del 2017

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un servicio de almacenamiento lanzado el 24 de abril de 2012 (en sustitución de Google Docs), que permite guardar archivos de forma segura en la nube y acceder a ellos desde cualquier dispositivo (smartphone, tablet u ordenador), pero además es posible abrirlos y editarlos, a través de una amigable y sencilla interfaz de usuario disponible en su página web para las computadoras o en sus versiones de aplicaciones para Android, IOS y PC/MAC.

Cada usuario dispone de 15 GB de espacio gratuito unificado para los mensajes de correo (Gmail), imágenes de Google+ y los archivos de Drive (fotos, videos, documentos, dibujos, etc.), con la posibilidad de acceder a mayor espacio mediante un plan pago.

Una vez que se ha creado o guardado un archivo, es posible invitar a otros usuarios a ver, editar o comentarlo, facilitando el trabajo colaborativo, sin la necesidad de enviar archivos adjuntos por correo, disminuyendo tiempos de trabajo y desorganización, al mantener todos los archivos sincronizados en una sola versión.

Google Drive permite editar, mover y eliminar documentos de Google sin estar conectado a Internet y al conectarse refleja estos cambios en la nube e incluso es posible recuperar documentos Google de la papelera de la PC. Además, es posible revisar el historial de ediciones que permite conocer quién y cuándo realizó una modificación al documento.

Algunos videos sobre Google Drive:

Go Google: Google Drive

Vamos Google Drive

Google Docs, bien simple

¿Para qué usar Drive?

Con Google Drive se pueden realizar muchos tipos de archivos y obtener una vista previa de más de cuarenta formatos de archivo populares de videos, imágenes, documentos y archivos PDF, sin software ni costos adicionales. Todas las herramientas de Drive poseen la capacidad de ser compartidas con otras personas, la función de revisión de historial ilimitado y facilitan el trabajo colaborativo.

Documentos

Crea y edita documentos de texto desde el browser o navegador con una herramienta inteligente de edición y estilo para dar formato a textos y párrafos, que importa documentos incluso de Microsoft® Word y PDF; y exporta a los formatos .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html.

Hojas de Cálculo

Esta herramienta permite crear y editar hojas de cálculo desde el browser o navegador sin necesidad de un software dedicado, tiene la capacidad de usar fórmulas, filtros, tablas dinámicas, opciones de formato y acepta la inserción de gráficos, genera informes y recibe automáticamente los resultados de Formularios, para su revisión y análisis. Es compatible con archivos importados de Microsoft Excel® y exporta hojas de cálculo a los formatos .xlsx, .csv, .html, .ods, .pdf o .txt.

Presentaciones

Con Google Drive es posible diseñar Presentaciones y utilizar una gran variedad de temas de prediseñados, variedad de fuentes, la posibilidad de insertar videos, animaciones, gráficos, diagramas, dibujos, transiciones y otras opciones.

Formularios

Posibilita la creación de formularios para realizar encuestas, sondeos, cuestionarios y concursos fácilmente, haciendo click en Nuevo y seleccionando la opción: Formularios de Google. Una aplicación intuitiva para crear formularios con opciones de selección simple o múltiple, listas desplegables de escala numérica y hasta preguntas basadas en respuestas, cuyos resultados serán reflejados automáticamente en una hoja de cálculo en tiempo real, para facilitar el análisis.

Fotos

Las fotos almacenadas en Google Drive pueden ser editadas para añadirles animaciones, convertirlas en películas y otras opciones.

Dibujos

Esta herramiente permite la creación y edición de fotos, gráficos y diagramas de flujo, entre otros, para luego añadirlos a otros documentos o insertarlos en un sitio web fácilmente.

Calendario

Calendario es una herramienta organizativa imprescindible para la planificación del tiempo y el trabajo, con la posibilidad de consultar la disponibilidad de otros para recordar citas, coordinar una reunión o eventos.

También es posible:

  • Guardar archivos de forma segura y acceder a ellos desde cualquier smartphone, tablet o computadora.
  • Buscar archivos por nombre y por contenido.
  • Compartir fácilmente archivos y carpetas con otras personas.
  • Asignar permisos de acceso para establecer quién puede ver, comentar o editar los archivos.
  • Ver los detalles y la actividad de modificaciones en los archivos.
  • Ver y editar archivos sin conexión a Internet.
  • Usar la cámara de un dispositivo para escanear documentos en papel.
  • Acceder a imágenes y a vídeos de Google+.
  • Organizar las carpetas de archivos por colores.
  • Etc.

Y además...

Cuenta con diversas herramientas adicionales como:

Comentarios, sugerencias y chat

En cada documento es posible realizar comentarios sobre el texto, sugerencias de edición o del documento e incluso tener una conversación a través del chat con las personas entre las que está compartido.

Historial de revisiones

Cuando se trabaja con archivos de texto extensos, o en forma de trabajo colaborativo entre varias personas, es muy útil acceder a las diferentes versiones del texto para observar quien realizó una modificación, revertir errores complejos o volver a una versión anterior del documento.

Diagramas de flujo

Con Draw.io es posible realizar diagramas de flujo incluso utilizando UML.

Plantillas en las presentaciones

Una serie de plantillas que se adaptan a cualquier necesidad catalogadas de acuerdo a tu objetivo: trabajo, fiestas, currículum, estadísticas, finanzas, etc.

Fuentes extra

Si bien Google Drive tiene instaladas pocas fuentes, al desplegar la pestaña del tipo de fuente en uso, se puede ver debajo de todo la opción: Más fuentes. Allí se encuentra una inmensa biblioteca de fuentes que puede solucionar cualquier necesidad.

Complementos de Google Drive

En Chrome Web Store hay muchos complementos para utilizar con Google Drive. Algunos son realmente muy útiles y nos permiten reproducir música o visualizar documentos HTML.

Ventajas de usar Google Drive en lugar de Windows Office

Google Drive permite un manejo mucho más eficiente de la información, en comparación con el uso de Windows Office y su almacenamiento local (en disco duro), porque:

  • Sirve para hacer las funciones de Word, de Excel y Power Point sin instalar nada en tu computadora.
  • Solo es necesario tener una cuenta de correo Gmail para comenzar a usar el servicio.
  • Almacena hasta 15 GB gratis, entre Drive, Google+ y Gmail.
  • Los documentos nunca se pierden o se borran “solos”.
  • Permite otorgar acceso a carpetas o archivos a otras personas, ya sea para ver o editar, compartiéndolos con tu correo electrónico.
  • Es posible el trabajo colaborativo remoto en tiempo real.
  • Permite el control de revisiones y versiones en el mismo documento.
  • Se monitorea quién hizo qué y cuándo.
  • Posee una útil herramienta de comentarios, sugerencias y chat en cada documento.
  • Disponibilidad inmediata en cualquier parte del mundo y a cualquier hora desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
  • La sincronización entre sus dispositivos mantiene actualizados los archivos automáticamente.
  • Es posible tener sus archivos separados al crear una cuenta para el trabajo y otra personal.
  • Para trasladar archivos, evita el uso de memorias USB que se pueden contaminar con virus.
  • Permite “imprimir” o guardar los documentos en formato PDF.
  • No acumula versiones diferentes de un mismo archivo que deben ser combinadas y pueden generar pérdida de cambios.
  • Mejora el flujo de trabajo de tu empresa, negocio o estudios, entre otros.
  • Se sirve del uso de aplicaciones internas para abrir todo tipo de archivos: DocHub para PDF, CloudConvert para archivos musicales, Pixlr Editor para imágenes y Online Video Converter para convertir vídeos, entre otros.
  • Google Docs es soportado por Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Microsoft Edge, Opera, Safari y Maxthon.
  • No necesita una configuración de red, ni un servidor, ni pagar por un servicio de almacenaje en la nube.
  • Cada vez más personas usan Google Drive.

¿Cuánto espacio es posible tener en Drive?

Google Drive ofrece automáticamente 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito, repartido entre Google Drive, Google+ Fotos (Picasa) y Gmail, con la posibilidad de comprar más, mediante la suscripción a sus planes para disponer de más almacenamiento:

  • 100 GB = 1,99 usd al mes.
  • 1 TB = 9,99 usd al mes.
  • 10 TB = 99,99 usd al mes.
  • 20 TB = 199,99 usd al mes.
  • 30 TB = 299,99 usd al mes.

¿Drive es seguro?

Entendiendo que la seguridad de la información y los archivos es fundamental, todos los archivos de Drive están a salvo con independencia de lo que pueda ocurrirle a los dispositivos personales (smartphone, tablet o computadora), ya que se utiliza el cifrado SSL, el mismo protocolo de seguridad usado en Gmail y en otros servicios de Google.

Google Drive posee decenas de funciones esenciales de seguridad específicamente diseñadas para mantener los datos a salvo, seguros y bajo control, entre las que se encuentra la encriptación en tránsito mientras los datos pasan de los dispositivos a Google, mientras se mueven entre centros de datos de Google y cuando se almacenan en los dispositivos móviles personales.

¿Qué significa trabajar con documentos en forma colaborativa?

El Trabajo Colaborativo es el que se genera cuando varias personas con un mismo objetivo aportan sus conocimientos para lograr un objetivo o bien común, enfocados en los resultados y valiéndose de las facilidades o ventajas que ofrece la Tecnología de la Información (TI) para aglutinar tu trabajo.

Google Drive es una vía para facilitar la colaboración de diversos individuos que pertenezcan a un grupo de trabajo, de estudios o cualquier otra agrupación, que estén interesados en compartir información y colaborar en la realización de un proyecto o tarea con un objetivo común, gracias a la posibilidad que presenta de compartir archivos y que varias personas se encuentren en la capacidad de trabajar en ellos en tiempo real.

El contenido generado de esta manera tiene aún más potencial cuando se le agrega el contacto en tiempo real de los colaboradores o creadores a través de comentarios y sugerencias con su respectivo feedback, o respuestas, y el chat para discutir el contenido con todo lo que gira en torno a él. Así, es posible ahorrar tiempo y dinero en viajes y reuniones, sin renunciar a las ventajas del contacto cara a cara.

Cómo empezar a usar Drive

Google Drive es una plataforma a la que es posible acceder usando la cuenta Google que se utiliza para iniciar sesión en el correo de Gmail o en Youtube. Simplemente con abrir un navegador y entrar a drive.google.com, es suficiente para empezar.

También se puede descargar la aplicación para computadora, Android o para iPhone/iPad.

Si no se posees una cuenta Google para Gmail, es necesario crear una. Para crearla se deben seguir los siguientes pasos:

Paso 1:

Abrir el navegador o browser y, en la barra de búsqueda, escribir: www.google.com/drive.

Paso 2:

Se abrirá la página de Google Drive. Allí, hacer clic en el botón Ir a Google Drive.

Crear cuenta Google Drive

Paso 3:

Se abrirá una página de inicio de sesión. Hacer clic en la opción Crear cuenta.

Paso 4:

Aparecerá un formulario para crear una nueva cuenta. Se deben llenar cada uno de los espacios, incluyendo el Captcha (donde se comprueba que no se es un robot), y al finalizar aceptar las condiciones de servicio y las políticas de privacidad.

Paso 5:

Hacer clic sobre el botón Siguiente paso.

Paso 6:

Ya está creada la cuenta Google para poder acceder a Google Drive, además de los otros servicios de esta compañía. Hacer clic en el botón Volver a documentos de Google para acceder a Drive.

¿Qué requisitos pide Drive del sistema y los navegadores?

Las últimas versiones de Google Drive, son compatibles con los siguientes sistemas operativos y navegadores.

Navegadores

Puedes usar Google Drive en la Web en drive.google.com con las cookies y JavaScript deben estar activados en los siguientes navegadores:

  • Chrome.
  • Firefox.
  • Internet Explorer y Microsoft Edge (solo Windows).
  • Safari (solo Mac).

Es posible que otros navegadores funcionen, aunque quizás no con todas las funciones. Google Drive no funciona con Chrome 23, Firefox 23, IE9 ni Safari 6, ni con las versiones anteriores de estos navegadores.

Sistemas operativos

Para instalar la aplicación de Google Drive se debe tener:

  • Windows: Windows Vista y versiones posteriores.
  • Mac: Lion (10.7) y versiones posteriores.
  • Linux: no disponible.
  • Android: versión 4.4 de Android o posterior.

¿Cómo cargar y convertir documentos en Drive?

Drive ofrece 15 GB de almacenamiento online de Google gratis para guardar fotos, artículos, diseños, dibujos, grabaciones, videos o lo que necesite.

Para subir un archivo o carpeta a la nube usando Google Drive solo debes seguir estos pasos:

Paso 1:

Abrir la cuenta de Google Drive con tu nombre de usuario y contraseña.

Paso 2:

Hacer clic en el botón Nuevo, del cual se desplegará un menú.

Paso 3:

Seleccionar la opción Subir archivos o Subir carpetas dependiendo de si se quiere cargar un solo documento o toda una carpeta.

Paso 4:

Se abrirá el explorador de archivos del equipo. Allí, buscar y seleccionar el documento que se quiera subir a la nube y hacer clic en el botón Aceptar. El archivo se cargará a la plataforma inmediatamente.

También es posible tocar y arrastrar un archivo desde una ventana del explorador en su computadora y llevarlo directamente a la ventana del navegador donde este abierta Mi Unidad de Google Drive.

¿Cómo compartir documentos de Drive?

Una de las funciones principales de Google Drive es compartir la información con otros, ya sea para que la vean o incluso para trabajar al mismo tiempo en el documento.

Para hacerlo debes seguir estos pasos:

Paso 1:

Seleccionar el archivo o carpeta a compartir.

Paso 2:

Hacer clic en el botón Compartir, identificable por la silueta de una persona y un símbolo más (+).

Paso 3:

Se abrirá un cuadro de diálogo donde se debe introducir el correo de la(s) persona(s) con quien(es) se desea compartir el documento y decidir si puede(n) editar, comentar o solo ver el documento.

Paso 4:

Al finalizar, hacer clic en el botón Enviar. La(s) persona(s) con quien(es) se haya compartido el documento recibirá(n) una notificación a través del correo electrónico.

Compartido contigo

Para ver los archivos que otras personas han compartido contigo, ve a la sección "Compartidos conmigo" de Mi unidad.

¿Cómo usar los comentarios?

Una de las herramientas más útiles de Google Drive son los comentarios, porque a través de ellos es posible comunicarse con los demás colaboradores de un documento sobre un tema específico.

Para añadir comentarios hay que seguir los siguientes pasos:

Paso 1:

Abrir el documento, hoja de cálculo o presentación de Google Drive.

Paso 2:

Seleccionar y resaltar el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas a comentar.

Paso 3:

A la derecha de la hoja del documento, justo al lado de lo seleccionado, aparecerá un icono de comentario (círculo blanco con un cuadrito de texto gris adentro). Hacer clic en el ícono.

Paso 5:

Aparecerá una ventana de comentario. Escribir el comentario y hacer clic en el botón Comentar.

También es posible notificar vía correo electrónico a una o varias de las personas que tienen acceso al documento sobre tu comentario, sobretodo si está dirigido a alguien en particular. Para ello dentro de tu comentario debes colocar el signo más (+) y seleccionar la persona de la lista de correos que se desplegará. Incluso se le puede asignar a una persona el comentario como una tarea cuando, luego de seleccionar su correo se marca la casilla que dice Asignar a.

Los comentarios pueden ser leídos por todas las personas que tienen acceso al documento, pueden responder a él, resolver el tema planteado, etc.

¿Cómo usar las sugerencias?

Las sugerencias pueden ser muy útiles a la hora de proponer cambios en un documento sin modificarlo directamente, sino indicándolo para esperar que el creador del documento los apruebe.

Para hacer una Sugerencia hay que seguir estos pasos:

Paso 1:

Abrir el documento, hoja de cálculo o presentación de Google Drive.

Paso 2:

Seleccionar y resaltar el texto, las imágenes, las celdas o las diapositivas a comentar.

Paso 3:

Asegurarse de que en la esquina derecha de la barra de herramientas, esté seleccionado el modo Sugerencias.

Paso 5:

Para sugerir un cambio se debe comenzar a escribir en el lugar donde se debería realizar el cambio en el documento. También se puede seleccionar un texto y escribir el texto alternativo a sugerir para sustituirlo por el original.

Paso 6:

Las sugerencias se mostrarán en otro color y el texto original que se sustituirá o eliminará aparecerá tachado.

Paso 7:

El propietario del documento recibirá un correo con las sugerencias, que podrá aceptar o rechazar, haciendo click en el checkmark o la equis (X).

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