La historia de cómo resolví uno de los problemas más tediosos del oficio de diseñador.

Actualizado el 11 de julio del 2017

Por Rafael Juárez

Luego que resolvimos el tema de posicionar Movidagrafica en Google y hacer que nos soliciten presupuestos, nunca pudimos prever lo que nos ocurrió. La cantidad de solicitudes de presupuesto superaban nuestras expectativas... y sobre todo nuestras capacidades para responder a tiempo.

Nuestra vida se convirtió en 70% enviar cotizaciones y 30% trabajar en los proyectos; el día no nos alcanzaba, terminábamos a las 2 o 3 am. y todavía seguíamos retrasados. Por un tiempo me dediqué yo solo a pasar presupuestos pero resultó ser una vida terrible, ya que no estuve más nunca en contacto con lo que amo del trabajo y mi vida eran solamente archivos de Excel y Word, los cuales son una mierda programas que no son adecuados para éste tipo de funciones.

Estuvimos 10 años trabajando así y mientras mejor nos iba, más solicitudes venían y más tiempo invertía en enviar cotizaciones; cabe destacar que en nuestro negocio de cada 20 cotizaciones se da 1 trabajo (a veces es menos que eso).

Preguntamos a otros diseñadores, marketeros, publicistas y demás personas que trabajan mediante el mismo modelo de negocios y resultó que todos se quejaban de lo mismo y que nadie tenía idea de cómo hacer; algunos usan sistemas ERP para enviar presupuestos, pero las cotizaciones que éstos sistemas envías son espantosas y no resuelven por completo el problema.

También estaba el problema con los contratos; hacer un contrato consistía en copiarse de un contrato anterior, dedicarse por horas a leer, modificar, insertar los servicios contratados, etc.; tan engorroso es el tema de los contratos que casi nadie que conocamos trabaja con contratos... y pasamos la vida dejando nuestro porvenir en manos del criterio y bondad (o falta de ambos) de los clientes...

Y luego de todo esto... Oh Dios... ¡las facturas y cuentas de cobro!; al comienzo intentábamos hacerlas en Illustrator (sí, en Illustrator, imagínate el pesar), luego tratamos de usar sistemas en la nube pero los múltiples problemas que nos encontramos nos hicieron volver a Illustrator. Hacer y enviar una factura era un gran tedio; tanto que por años decidimos enviar factura solamente a aquel que nos la pidiera... y con gran pesar, pues nos me tomaba hasta 30 minutos.

"Definitivamente esto no es vida"; nos lamentábamos, sobre todo yo.

Sin embargo, en 2016 logramos poner en marcha una idea que cambiaría todo.

¿Una solución para nuestros males?

Definitivamente estabamos decididos a hacer algo al respecto y determinamos que si íbamos a trabajar en una solución para el problema, ésta debía tener ciertas características:

  • Debía ser una solución que permitiera enviar presupuestos de forma rápida, muy rápida.
  • El contenido de los servicios que presupuestamos debía salir de los servicios ya publicados en la página web, no queríamos seguir teniendo todos los textos multiplicados por cada presupuesto.
  • El presupuesto debía contener tooooooda la información de los servicios, pero a su vez permitir ver la tabla de costos  fácilmente.
  • El presupuesto debía ser editable para no enviar varias copias del mismo a medida que los clientes solicitaban cambios al presupuesto.
  • Debíamos poder recibir notificaciones cuándo el cliente viera y aprobara el presupuesto.
  • Debíamos poder enviar presupuestos desde cualquier lugar.
  • Debíamos poder tener todos los presupuestos en un solo lugar, para poder estudiarlos, compararlos y revisarlos cuando hiciere falta, usando tecnología para buscarlos, no a ojo.

Fue entonces que les planteé a Harold Muñoz y Glenis Gómez, programador y diseñadora web de Movidagráfica, Agencia de Marketing, el realizar un sistema de uso interno que nos ayudara con dichas necesidades. Luego de una larga tormenta de ideas, llegamos a lo que sería la gran solución, tan grandiosa que sentimos que ameritaba ¡colocarlo en el blog!

En nuestras sesiones de trabajo y jaladas de pelo, se nos ocurrió que teníamos algo bueno entre manos... Ya nuestro sistema  enviará... ¿Por qué no ir más allá?:

  • ¿Y que tal si hacemos que las cotizaciones aprobadas se puedan convertir en facturas?
  • ¿Y que tal si hacemos que en base a las facturas se puedan generar contratos?
  • ¿Y que tal que los presupuestos puedan ser pagados vía online desde el mismo presupuesto?

¡OMG!

Nos tardamos lo que pareció toda una vida 6 meses haciendo el sistema, ya teníamos redactandos todos los servicios... Pero luego de taaaaanto quemarnos las pestañas y aplanarnos el trasero, sentados en la computadora, logramos lo que queríamos. ¡Te lo presento!

Con EasyQuotes enviamos presupuestos, facturas, cuentas de cobro y contratos ¡en menos de un minuto!

EasyQuotes es una herramienta que facilita y automatiza la creación de cotizaciones, facturas, cuentas de cobro y contratos de forma rápida y eficaz.

¿Que tal?

Con una interfaz fresca e intuitiva el sistema de presupuestos dinámicos EasyQuotes hace uso de la tecnología en la nube para maximizar su alcance, permitiendo el acceso desde cualquier explorador web o dispositivo móvil con Internet.

Envía presupuestos, facturas y contratos ¡en menos de un minuto!

Gracias a nuestra amplia experiencia enviando presupuestos para clientes, logramos desarrollar un sistema que disminuye el tiempo de  creación de una cotización de 15 a 1 minuto.

Tu cliente verá su presupuesto en el mejor de los formatos

Todo presupuesto necesita tener dos cosas importantes pero contradictorias: 1.- Una tabla de precios donde se puedan ver rápidamente los montos y 2.- Toda la información de cada servicio o producto. Nuestro sistema permite que tu cliente vea un documento online, creado bajo las últimas tendencias de diseño:

  • Cada servicio es retráctil: al hacer click, el cliente podrá ver todo lo que éste contiene; mientras están colapsados, el cliente podrá ver la lista de servicios y sus montos de manera cómoda.
  • Es una página web: el presupuesto NO es un PDF o un archivo de Word, se presenta de forma online, lo cual te permite realizar cambios al mismo sin tener que enviar otro.
  • Es configurable: el cliente puede seleccionar los servicios que desee de tu cotización y luego aprobar el presupuesto.
  • También es imprimible: el presupuesto tiene una versión imprimible, pensada en la comodidad de tu cliente.

Genera facturas o cuentas de cobro a partir de un presupuesto

Una vez que hayan aprobado un presupuesto, podrás generar una factura o cuenta de cobro, la cual se enviará vía correo electrónico.

Genera contratos

Protege tu negocio generando contratos basados en el presupuesto aprobado, con las condiciones que tú redactes.

Recibe pagos

Con ayuda de la plataforma PayU Latam, podrás recibir pagos vía online, directamente desde el presupuesto que le enviaste al cliente.

Todos tus presupuestos en un solo lugar

A través del manejo de un historial de registros, esta herramienta te ayudará a controlar los documentos emitidos para así evitar las confusiones, desorden y costos extras que implican los métodos antiguos.

Gestiona a tus clientes

EasyQuotes te permite gestionar una base de datos de clientes, en la que rápidamente podrás ver todos los presupuestos, facturas, cuentas de cobro y contratos asociados con cada uno de ellos.

Con EasyQuotes podrás crear, editar y eliminar clientes fácilmente.

Integración con tu página web

La base de datos de productos de tu sistema podrá estar directamente enlazada con los productos ubicados en tu página web (aplican restricciones) para que no tengas que volverlos a cargar; sin embargo, si no tienes una página web, EasyQuotes te permite gestionar una base de productos propia.

Múltiples niveles de usuarios

Podrás tener múltiples usuarios con distintos derechos:

  • Administrador: puede modificar otros administradores, puede editar la configuración del sistema.
  • Empleado: se limita a gestionar presupuestos, facturas, cuentas de cobro y contratos.

A personas o a empresas

Podras generar tus documentos al mismo cliente usando su información personal o la de su empresa, sin necesidad de tener dos usuarios para dicho fin.

 Múltiples identificaciones tributarias

Podras agregar todas las identificaciones tributarias que necesites, según el país donde te encuentres (NIT, RIF, C.C., ID, DNI, CUIT, CUIL, etc.)

Altamente configurable

  • Podras editar la numeración de facturas, presupuestos, contratos y cuentas de cobro.
  • Podrás elegir si crear una factura o una cuenta de cobro.
  • Podrás crear, borrar y editar administradores y clientes.
  • Podrás editar el contenido y formato de los emails que envía el sistema.
  • Podrás editar la cabecera y el pie de página de todos los documentos que emitas.

Si te interesa que EasyQuotes te ayude tanto como a nosotros, acércate y comienza a disfrutar de nuevo de lo que te apasiona de tu trabajo, en lugar de vivir entre los papeles.

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