Tips para el mejor uso del correo electr贸nico II

No pierdas la perspectiva en el uso de esta 煤til herramienta.

Tips para el mejor uso del correo electr贸nico II

Actualizado el 13 de junio del 2016

Ya antes habíamos publicado algunos tips para el correcto uso del e-mail. Ahora nos enfocamos en tips para aumentar tu productividad y la de tus contactos, durante el uso del Correo Electrónico...

1.- Nunca, Nunca... Por favor... NO crees un nuevo mensaje respondiendo un mensaje antiguo a menos que se trate del mismo asunto. Los mensajes tienen TÍTULOS que son los asuntos (o subject), y crea mucha confusión redactar un mensaje nuevo respondiendo un mensaje viejo que quizás nuestro destinatario ni siquiera recuerde o haya borrado ya.

2.- Tómate un tiempo para explorar las opciones de tu cliente de correo electrónico y así sacarle el mayor provecho: la mayoría de clientes de correo electrónico, ya sea Gmail, Hotmail , Outlook, etc., tienen un sin fin de opciones que nos permiten organizar nuestro correo de una manera mucho más efectiva.

Es posible, por ejemplo, lograr cosas como:

  • Hacer que, automáticamente, ciertos correos que cumplan criterios específicos (enviado por alguien en especial, o que contenga palabras específicas) reciban un tratamiento particular como por ejemplo: colocarle una etiqueta, marcarlo como ya leído, marcarlo como no importante, obviar la bandeja de entrada y archivarse automaticamente, etc.).
  • Colorear las carpetas o etiquetas en la que guardas tus correos para poder diferenciar fácilmente cada una de ellas, así como meterlas unas dentro de otras.
  • Separar automáticamente el correo importante del no importante. Al estudiar tus costumbres, Gmail logra muy efectivamente separar el correo importante del correo no importante; cosa que te permite ahorrar tiempo trabajando con tu correspondencia importante primero y luego, cuando estés más desocupado, revisar la no importante.
  • Deshacer el envío de un correo. ¿Te equivocaste? o ¿te diste cuenta de que no enviaste el attachment?. Gmail te permite deshacer el envío de un correo para corregir, o recapitular, y enviarlo sin errores. ¿Qué tal?
  • Tener accesos de teclado para las funciones más importantes. Gmail te permite configurar los accesos de teclado para las funciones más importantes y ahorrarte muchísimo tiempo al no tener que ir haciendo click en cada botón, como una gallina picotenado granos de maíz. Por ejemplo yo lo tengo configurado así: 1 para ver el inbox, 2 para componer un mensaje nuevo, E para borrar un mensaje, A para archivarlo, 4 para ir a ver todas las etiquetas, etc.

Mientras más tiempo te tomes aprendiendo a sacarle el mayor provecho a tu sistema de e-mail, más productivo serás.

3.- No pierdas tiempo revisando mensaje por mensaje, BUSCA: apende a usar las características avanzadas del buscador de tu sistema de correos. Sobre todo si has hecho un trabajo eficiente de organización del mismo, te será más sencillo recordar ciertas palabras claves y encontrar más rapidamente lo que necesitas encontrar sin pasar horas buscando con tus ojos entre miles de e-mails. Piensa y prueba diferentes búsquedas, hazte experto en búsquedas y ahorrarás tiempo. Eso también aplica para Google.

4.- Unifica tus correos. No revises 3 y 4 cuentas de correos. Es posible hacer que todas se redireccionen a una sola y desde esa cuenta enviar correos, como si fueras cada una de todas las cuentas que manejas. Yo tengo 12 cuentas de correo pero solo reviso una... !Mi cuenta de Gmail! Revisar varias cuentas de correo es una extrema pérdida de tiempo que atenta directamente contra tu productividad.

No es extremadamente sencillo pero puedes usar Google para encontrar tutoriales sobre cómo unificar tus cuentas de correo.

>> Aquí las instrucciones de cómo usar otra cuenta de correo en Gmail.

>> Aquí las instrucciones para configurar tu e-mail corporativo (correo de tu dominio propio).

5.- Aprende cómo enviar archivos grandes por internet. En vez de enviar 56 molestos correos con pequeños attachments cada uno, puedes investigar las maneras de enviar de un solo tirón, un archivo grande.

6.- Usa Office exclusivamente para documentos. Office NO es un visor de fotos y no es una buena manera de enviarlas. Muchas personas tienden a enviar imágenes dentro de documentos de Office, cosa que nos hace la vida muy difícil si se trata de usarlas para trabajar con ellas. Si tienes que enviar imágenes, envíalas directamente. También puedes compartirlas en Facebook o alguno de los cientos de servicios para compartir fotografías online.

Si necesitas una herramienta rápida para enviar lo que ves en la pantalla de tu ordenador, puedes usar JING.

Creado y mantenido por Rafael Ju谩rez y Yuraima Herrera de

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